Evden çalışma küresel olarak tüm hızıyla devam ediyor ve bağlantıda olma, büyük ya da küçük farketmeksizin verimli bir organizasyonun anahtarı. Online toplantılar, iş arkadaşlarınız ve ekip arkadaşlarınızla bağlantıda hissetmenin harika bir yoludur. Herkesle buluşmak, ofis dışında normalliği korumanın etkili bir yoludur. Bu blogda, başarılı bir online toplantıya öncülük etmenin anahtarlarını anlatıyoruz.

Hatırlatma Uyarısı ile Davetiyeler Gönderme

Toplantınızı oluştururken net bir başlık ve konu/içerik eklediğinizden emin olun. Bu şekilde, katılımcılarınız  her türlü soru veya yoruma hazırlanabileceklerdir. Toplantı davetlerinizde, katılımcılar için bir takvim hatırlatıcısı ayarladığınızdan emin olun. Hatırlatma uyarıları, ekibiniz nerede olursa olsun plana bağlı kalmasına ve toplantıya hazır olmasına yardımcı olur. Grandstream’in IPVideoTalk toplantı platformundan yöneticinin davetiyeleri göndermesine, mesaj içeriklerini özelleştirmesine ve katılımcılar için otomatik hatırlatıcılar ayarlamasına olanak tanır.

Önceden hazırlanın

Planlanan toplantınızdan önce, oturumu nasıl düzgün bir şekilde yöneteceğinizi ve denetimlerin nasıl  kullanılacağını bildiğinizden emin olmak için platformunuzu test etmelisiniz. Üzerinde çalıştığınız platformu ne kadar çok anlarsanız, toplantınız o kadar verimli olur. IPVideoTalk toplantı yöneticisi sunum yapan kişiyi değiştirme, katılımcı çıkarma, sohbet kısmını yönetme, ekranların paylaşma ve çok daha fazlasına olanak tanır. Başarılı bir toplantıya hazırlanmanın bir diğer önemli kısmı sunum ve konuşma noktalarının netleştirilmiş olmasıdır.

Firma veya toplantınızın büyüklüğü ne olursa olsun, her zaman toplantıyı yönetmenize yardımcı olacak bir ekibiniz olmalıdır. Sunumunuzdan önce, takım arkadaşınız konuşma ve sunum kısımlarının  yazım hatalarına bakmalı böylece başkasının gözünden de sunumunuz değerlendirilmiş olacaktır. Sunum yaparken, sohbet işlevini izlemek ve orada filtrelenebilecek soruları veya yorumları ele almak için başka bir ekip üyesi atayabilirsiniz.

Özellikle teknik desteğin mevcut olmadığı online toplantılarda, teknik olarak sorun yaşamamak ve önceden hazırlandığınız online planlarınızın gerçekleşmesi için yedek bir güç kaynağınızın olduğundan ve beklenmedik teknik sorunlarla karşılaşmamanız için bilgisayarınızın veya diğer konferans cihazınızın tamamen şarjlı olduğundan emin olun.

Toplantınız için belirlenmiş bir alanınız olsun

Toplantınızı ister evinizden, ister otelden, ister ofisinizden düzenliyor olun, sunabileceğiniz belirli bir alanınız olduğundan emin olun. Bu, hem sizin hem de katılımcıların toplantının içeriğine odaklanmasına yardımcı olmak için net bir arka plana, sessiz bir ortama ve rahat bir çalışma alanına sahip olmanızı sağlayacaktır.

Daha sonra takip etmeyi unutmayın

Davetiyeler ve hatırlatıcılar gibi, takip e-mailleri de başarılı bir genel toplantı deneyimine sahip olmak için aynı derecede önemlidir. Konuşma noktalarınızı ve sunumu takip e-mailinize eklediğinizden emin olun, böylece bilgileri hazır bulundururlar ve bırakmış olabilecekleri herhangi bir takip sorusunu gönderebilirler.

Kendinizi başarıya hazırlarken uzak toplantıları online yapmak kolaydır. Grandstream’in IPVideoTalk Toplantıları platformunun yardımı ile hazır olmaktan daha fazlasını deneyimleyin.